テキストコミュニケーションの基本をおさらいしよう

皆さん、毎日メールやチャット使ってますよね。
私もディレクターという職業柄、日々様々なやり取りをしていますが、自分の意図を100%伝えることって、意外に難しくないでしょうか？

「きちんと説明しているはずなのにわかってくれない！」
「質問したいことあるけど、文章をまとめられない！」
「作業の指示をしたが、なんか違うことしてるっぽい...」
こんな経験ありませんか？
直接話すよりもテキストでのコミュニケーションのほうが難しいと感じる方も多いと思います。

今回は社会人必須スキルであるテキストコミュニケーションについて一緒におさらいしましょう！

まず皆さんに伝えたいこと、それは
「認識齟齬は100%自分の責任だと思うべし」です！

テキストコミュニケーションの最大の難点は、ニュアンスが伝わりにくいこと。
対面でコミュニケーションをする際は、表情・トーン・スピード・テンポ・その場の雰囲気など、実際に発せられた言葉以外の情報から相手の意図を読み取ることができます。

対してチャットは、そこに書いてあることが全てです。
足りない情報は受け手が想像で補うため、認識齟齬が生まれやすいんですね。

私はテキストコミュニケーションにおいて認識齟齬が生まれたとき、責任は100%自分にあると考えるべきだと思います。間違っても相手の読解力がないなんて思ってはいけません。

誰がいつ見てもそうとしか捉えられない文章を書けるようにテキストコミュニケーションの基本を身に付けましょう！

テキストコミュニケーションでは、相手が何をすべきかを明確に伝えることが重要です。指示や依頼を行う際は、具体的な行動や期限をはっきりと示しましょう。

ポイント
事実→自分の解釈→アクションの順番で記載する。

良い例では、事実（「8月25日(金)がクライアントへの資料提出期限」）、解釈（「このままだと提出期限に間に合わない可能性」）、アクション（「8月24日(木)12時までに一度提出」）の順に情報が整理されており、相手が取るべき行動が明確に指示されています。

文章の構成を考えるのに時間がかかってしまうという人は、まず自分の頭の中をすべてを書き出してみましょう。その後、事実→自分の解釈→アクションの順番に並べ替え、伝える相手によって要らない情報を削っていきます。手が止まったり、頭の中で悩んだりする時間が減りますよ！

「もう少し」「なるべく早く」など、人によって解釈が異なる表現は誤解を招く可能性があります。
これらの曖昧な表現は避け、具体的な日時や数量で伝えるよう心がけましょう。

ポイント
数字や固有名詞で具体的に書く。

良い例では「8月22日（火）午後5時までに」と具体的な期限が設定されています。
優先度が高いことが明確に伝えられ、他のタスクより優先すべきことがわかります。

スッと入ってくる文章と何度も読み返さないと理解できない文章は何が違うのでしょうか。長い文章や複雑な言い回しは相手にとって読みづらく内容が伝わりにくくなります。
今すぐ取り入れられるちょっとした工夫で、相手に負担を感じさせない文章を作成しましょう。

ポイント
1文は短く。
箇条書きをする。
見出しや重要な部分は強調する。
引用やリンク、画像を適切に使用する。

今まで文章について色々話してきましたが、なんか揉めそう、もうぜんっぜん話がかみ合わない！！ときは、直接会話をしましょう。
またそこで決まったことはテキストに起こしておきましょう。会話に参加してない人も内容を把握でき、何よりあとで自分が困りません。

ポイント
5分ほどでさっと話す。
話したことをテキストで共有する。

いま一度、自分が送ったチャットやメールを見返してみましょう。相手が無理して汲み取ってくれている部分はありませんか？知らず知らずのうちに、相手に負担やストレスをかけていないでしょうか？テキストで伝えるのは思った以上に難しく、丁寧すぎるくらいがちょうど良いのかもしれません。

これを機に、チームメンバーと日頃のやり取りを振り返り、分かりづらかった点があれば、率直に話し合ってみてはいかがでしょうか。

最後までお読みいただき、ありがとうございました！